Proces van inschrijving

Inschrijving bij een loket

De niet-ingezetene kan zich melden bij het loket (van een inschrijfvoorziening, oftewel van een van de circa 16 daarvoor aangewezen gemeenten) en om inschrijving verzoeken. Hier vindt identiteitsvaststelling plaats aan de hand van een identiteitsdocument van de niet-ingezetene. Wanneer de identiteit van de niet-ingezetene deugdelijk is vastgesteld, wordt een Presentievraag gesteld om te controleren of de persoon niet al eerder is ingeschreven. Als het Presentieantwoord geen 'hits' oplevert, wordt hij ingeschreven. De gegevens worden ontleend aan het identiteitsdocument en eventuele andere brondocumenten. Als de identiteit van de niet-ingezetene niet deugdelijk kan worden vastgesteld, vindt geen inschrijving plaats. Ook kan het voorkomen dat de niet-ingezetene in Nederland blijkt te wonen en daarom als ingezetene ingeschreven moet worden.

Inschrijving op verzoek van een deelnemer

Inschrijving kan plaatsvinden op verzoek van een deelnemer (SVB, UWV, CvZ, Belastingdienst). De deelnemer stuurt daartoe een verzoek aan de registratiehouder om voor de niet-ingezetene een persoonslijst aan te leggen. Hiervoor moet de deelnemer voldoen aan de eis dat hij de gegevens van de persoon in kwestie voor zijn eigen bedrijfsprocessen verwerkt. Hij heeft daarbij de identiteit van de persoon deugdelijk vastgesteld en hij heeft de bronregels die van kracht zijn, toegepast. De deelnemer stuurt een inschrijvingsverzoek naar de registratiehouder, die de feitelijke inschrijving in de RNI afhandelt. De registratiehouder stuurt een Presentievraag om te controleren of de persoon niet al eerder is ingeschreven.

De deelnemer verzamelt de gegevens van de persoon in kwestie niet altijd zelf. Er zijn met diverse landen verdragen gesloten die regelen dat een buitenlandse zusterorganisatie de identiteit vaststelt en de gegevens verzamelt. De buitenlandse zusterorganisatie verstuurt de persoonsgegevens naar de betreffende deelnemer.

De deelnemer is niet verplicht om alle personen uit de eigen registratie in te laten schrijven in de RNI. Echter, wanneer de persoon eenmaal ingeschreven is, is de deelnemer verplicht om wijzigingen in de gegevens door te geven zodra hij daarover in de eigen processen de beschikking krijgt.