De werking van de GBA

De GBA is de Gemeentelijke Basisadministratie voor persoonsgegevens. De persoonsgegevens van elk lid van de Nederlandse bevolking staan in de GBA, die sinds 1 oktober 1994 bestaat. Binnen het GBA-stelsel worden alle gegevens volledig geautomatiseerd opgeslagen en uitgewisseld. Voordat de GBA bestond, werden ieders persoonsgegevens bijgehouden op persoonskaarten.

De persoonslijst

Van elk lid van de Nederlandse bevolking wordt in de GBA een elektronische persoonslijst aangelegd. Op die lijst staan alle algemene gegevens over een individueel persoon. Bij het gemeentelijk loket moet aangifte worden gedaan van bijvoorbeeld geboorte of overlijden. Dit wordt vervolgens in de GBA opgenomen. Hetzelfde geldt voor onder andere adreswijzigingen, huwelijk of echtscheiding. De GBA registreert dus ieders administratieve levensloop.

De gebruikers van de GBA

Wie zijn de gebruikers van de GBA? Allereerst zijn dat overheids- en semi-overheidsorganisaties die voor de uitoefening van hun publiekrechtelijke taken persoonsgegevens nodig hebben. Een andere groep gebruikers van de GBA wordt gevormd door de gemeenten zelf. Niet alleen wisselen ze onderling GBA-gegevens uit, zij gebruiken de GBA-gegevens zelf ook, zoals bij de afgifte van reisdocumenten, vergunningen en bij verkiezingen. Een derde gebruikersgroep van de GBA-gegevens tenslotte, is de burger. Zij doet bij het gemeentelijk loket een beroep op de GBA. Uittreksels uit het bevolkingsregister of persoonsgegevens voor een reisdocument bijvoorbeeld, worden ontleend aan de GBA-gegevens. 

Elektronisch berichtenverkeer

Binnen de GBA heeft elke gemeente en elke afnemer een elektronische GBA-postbus. Alle wijzigingen in de persoonsgegevens worden via deze postbussen doorgegeven. Zo stuurt bijvoorbeeld een gemeente de gegevens over een vertrek van één van haar inwoners, naar de elektronische postbus van de gemeente waar de inwoner naar toe verhuist. Ook de GBA-afnemers krijgen via hun eigen GBA-postbus de GBA-gegevens aangeleverd.

Kwaliteit

De kwaliteit van de GBA valt of staat met de manier waarop bij de gemeenten de gegevens worden verwerkt. Het is van essentieel belang dat de GBA actueel wordt gehouden. De afnemers moeten van die actualiteit immers op aan kunnen. Daarom worden mutaties in de GBA dagelijks verwerkt en uitgewisseld. Bovendien moeten de GBA-gegevens juist zijn. De persoonsgegevens moeten overeenstemmen met de werkelijkheid. De zogenoemde brondocumenten, zoals geboorte- en huwelijksakten, zijn daarbij uiterst belangrijk. Aan die brondocumenten worden immers de persoonsgegevens ontleend. Daarom controleren de gemeenten deze documenten nauwkeurig op juistheid.

Beheer

De basisvoorziening van de GBA, de berichtendienst, wordt centraal beheerd. Het goed functioneren van deze landelijke infrastructuur is de verantwoordelijkheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het beheer daarvan is in handen van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten (BPR), een onderdeel van het ministerie van BZK. Daarnaast is BPR belast met de uitvoering van de ministeriële taken rond de reisdocumenten. BPR is gevestigd in Den Haag.

Wettelijk kader

Gemeenten zijn belast met het zogenoemde houderschap van de GBA. Elke drie jaar vindt een audit bij gemeenten plaats waarmee wordt nagegaan of de GBA-gegevens inhoudelijk correct zijn en of de procedures op de juiste wijze worden uitgevoerd. 
De Wet GBA is het wettelijke kader waaraan alle betrokkenen bij het GBA-stelsel zich moeten houden. Onder de wet 'hangt' een aantal besluiten en regelingen omtrent de GBA. Daarnaast wordt de gegevensverstrekking aan afnemers vastgelegd in zogenaamde autorisatiebesluiten die door de verantwoordelijke minister worden genomen. 
Zie de website van het Agentschap BPR voor meer informatie over de GBA.